Дорожная карта, о которой шла речь в прошлой статье, отвечает на вопрос «что мы делаем и когда». Но у любого плана есть слепая зона — события, которые в план не вписываются. Прорыв трубы в январские морозы. Подрядчик, который поднимает цену за неделю до подписания договора. Или наоборот: город объявляет программу благоустройства, и заявку нужно подать за две недели.

Предсказать конкретное событие невозможно. Но можно встретить вероятные события подготовленными. Для этого существует упражнение «Если бы…»: одна встреча правления на полтора-два часа, которая окупается первым же происшествием. Правление вместе с активными жителями записывает события, способные всерьез повлиять на дом, оценивает их, а для самых значимых — заранее готовит план действий.

Зачем оно нужно, если уже есть дорожная карта

Дорожная карта и годовой план-график отвечают на вопрос «что мы делаем». Карта рисков, о которой мы тоже писали, фиксирует технические слабые места: что изношено и где ждать протечек. Но между этими документами остается зазор: что делать в момент, когда слабое место не выдержало? Кто вызывает аварийную службу, кто пишет объявление, откуда берутся деньги, что сказать жителям, пока все это происходит?

Упражнение «Если бы…» закрывает именно этот зазор. Оно не заменяет планирование работ — оно планирует реагирование.

Как проходит сессия: четыре шага

Участники и подача. Правление, активные собственники — чем больше разных взглядов, тем полнее список. Понадобятся доска, маркеры, стикеры и полтора-два часа.

Отдельно — про страх «нагнать панику». Панику вызывает не тема, а беззащитность: если разговор о риске заканчивается словами «и тогда нам конец», тревоги не избежать. А если у каждого риска сразу есть готовый ответ, волнение уходит: проблема с решением читается уже не как угроза, а как задача. Формулировка для жителей простая: «Мы хотим встречать неприятности подготовленными — давайте разберем, какие они могут быть». Обсудить прорыв трубы до прорыва — не нагнетание. Нагнетание начинается после.

Шаг 1. Штурм. Ведущий (обычно председатель) задает вопрос: «Что плохого или хорошего может случиться с нашим домом в ближайший год-два и всерьез повлиять на бюджет и жизнь?».
Правила классические: количество важнее качества, критика запрещена, записывается все. Типовые направления:

• аварии: прорыв трубы, отказ лифта, проблемы с электричеством;
• подрядчики: срыв сроков, рост цен, исчезновение компании;
• деньги: долги жителей, рост тарифов, «съедание» накоплений;
• люди: уход председателя или казначея, выгорание актива;
• документы и суды: проверка, иск, спор с собственником;
• возможности: гранты, программы, выгодные предложения.

Шаг 2. Группировка. Когда идеи иссякнут, сгруппируйте их по темам — примерно как в списке выше.

Шаг 3. Оценка. Каждому событию проставьте две оценки по шкале от 1 до 5: вероятность и тяжесть последствий. Оценки перемножаются, максимум — 25. Отсортируйте список по убыванию произведения: наверху окажутся события, к которым готовиться в первую очередь. Если баллы совпали, выше ставьте событие с более тяжелыми последствиями — это правило пригодится уже в следующем абзаце.

Нюанс, который часто упускают: редкое, но тяжелое событие — тоже приоритет. Сравните два сценария с одинаковым баллом 10: частые мелкие протечки (вероятность 5, тяжесть 2) и отказ единственного лифта (вероятность 2, тяжесть 5). Протечки, как правило, покрываются резервом и собственного плана не требуют. Отказ лифта заслуживает свое место в плане даже при скромной вероятности — именно тяжесть последствий выводит его наверх списка.

Шаг 4. Отбор. Выберите два-три сценария. Не больше: лучше три проработанных плана, чем список из пятнадцати названий. Цель — отработать метод, а не описать все на свете.

План «Б»: пять вопросов к каждому сценарию

Для каждого отобранного сценария правление письменно отвечает на пять вопросов:

1. Что снижает вероятность? Для прорыва трубы — ревизия запорной арматуры и замена самых изношенных участков; для ухода казначея — доступ к счетам и документам не только у него одного.
2. По каким признакам поймем, что событие приближается? Ржавые подтеки на стояках, посторонний шум в трубах, рост числа заявок по одной системе. Если вы ведете паспорт дома, добавьте туда учет заявок жильцов — получится простая система раннего оповещения.
3. Что делаем, когда событие произошло? Пошаговый порядок: кто вызывает службу, кто фиксирует, кто информирует.
4. Кто за что отвечает? По каждой роли — основной и запасной человек. И ответственный должен знать, что он ответственный.
5. Откуда деньги? Резерв, целевой взнос, страхование общего имущества — варианты называют заранее, а не изобретают в ночь аварии.

Пять ответов, одна страница. Длиннее не нужно: в день аварии листать многостраничный план будет некогда.

Пример сценария для тренировки

Ситуация: смета утверждена, деньги собраны, договор на подписи — и подрядчик сообщает, что материалы подорожали и работа обойдется заметно дороже.

В такой ситуации главное — не бросаться в крайности. Соглашаться на любые условия «лишь бы начал работать» и рвать отношения сгоряча — плохие ходы в равной степени. Запросите пересчет письменно, с обоснованием: счета и накладные на подорожавшие материалы. И помните, что вы не привязаны к одной компании.

Гораздо ценнее то, что можно предусмотреть заранее:

• Цена и порядок ее изменения — в договоре. Фиксируйте стоимость и срок ее действия; изменение — только через допсоглашение с документальным обоснованием, а не телефонное «ну, все подорожало».
• Шорт-лист запасных подрядчиков. По каждому ключевому направлению — кровля, сантехника, электрика — держите две-три компании с предварительными расчетами. Как собирать и сравнивать предложения, мы разбирали в статье о выборе подрядчика.
• Резерв в смете. Те же 10–15%, которые мы рекомендовали закладывать в годовую смету, имеют смысл и для отдельной крупной работы.
• Иногда достаточно намека. Сам факт, что вы запросили расчет у другой компании из шорт-листа, нередко возвращает первому подрядчику сговорчивость: альтернатива у вас есть, и он это видит.

«А что, если повезет?»

Список сценариев не должен состоять из одних угроз. Упущенная возможность обходится дому так же дорого, как авария, — просто счет за нее никто не выставляет.

Типовой пример: город объявляет конкурс на благоустройство дворов, заявки принимают две недели, к ним нужны проект, смета и протокол общего собрания. Дом, разобравший на сессии сценарий «а что, если появится возможность получить внешние деньги?», уже имеет эскизный проект площадки, понимание стоимости и отработанную процедуру быстрого голосования. Дом, который это не разбирал, тратит эти две недели на поиск проектировщика и одновременную попытку собрать кворум — и к дедлайну не получает ни того, ни другого.

Другие сценарии из той же серии:

• оператор сотовой связи предлагает разместить антенны на техэтаже или крыше — регулярный доход, но нужны решение собрания и грамотный договор;
• появляется программа софинансирования капремонта — успевают те, кто заранее знал, сколько стоят работы;
• соседние ТСЖ предлагают объединить объемы крупной работы — совместный заказ обычно дешевле.

Как поддерживать сценарии в рабочем состоянии

• Раз в год. Сессию удобно проводить до составления годовой сметы и план-графика: выводы ложатся прямо туда — размер резерва, профилактические работы, статьи расходов.
• После каждого крупного события. Разбор по горячим следам: что в плане сработало, что нет, что дописать. О том, как разбирать итоги года без взаимных обвинений, поговорим в следующей статье серии.
• Хранение и доступ. План «Б» нужен в момент аварии — ночью, в выходной, во время отпуска председателя. Распечатка в папке, закрепленное сообщение в чате, доступ минимум у двух человек. В квартире у одного председателя сценарный план бесполезен.
• Преемственность. Сценарии должны переживать смену правления. Когда наша серия статей дойдет до «папки преемника», планам «Б» там найдется одно из главных мест — закладывайте их туда уже сейчас.

Упражнение «Если бы…» не превращает правление в пророков — будущее останется неопределенным, как и было. Меняется другое: дом встречает эту неопределенность с готовыми ответами, а не с надеждой, что пронесет. Разница между этими состояниями невидима, пока все в порядке, — и отчетлива в первый же день, когда что-то идет не так.

Этот материал — часть серии статей рубрики «Эффективное ТСЖ». Мы еженедельно разбираем насущные вопросы: от ревизии документов и работы с подрядчиками до выстраивания отношений в команде. Все опубликованные материалы собраны на отдельной странице ЖКХ Ньюс, где вы можете следить за выходом новых выпусков.

Сообщение Упражнение «Если бы…»: как заранее подготовиться к авариям, подорожанию и неожиданным возможностям появились сначала на ЖКХ Ньюс.